Bericht portefeuillehouder OB en BPM van 16 juni 1999 / Toepassing vrijstelling voor verzorging administratie onderwijsinstellingen

16 juni 1999 – VB1999/1105 

Bericht portefeuillehouder OB en BPM van 16 juni 1999 / Toepassing vrijstelling voor verzorging administratie onderwijsinstellingen[1]

De portefeuillehouder OB en BPM deelt het volgende mede.

Op grond van art. 9, lid 1, onderdeel c Uitv besl OB geldt een vrijstelling voor zelfstandige groeperingen (zogenoemde samenwerkingsverbanden) van onderwijsinstellingen voor het verzorgen van de administratie van hun leden. De vrijstelling is gebaseerd op art. 11, lid 1, onderdeel u OB.

Uit onderzoek is gebleken dat de vrijstelling in een aantal gevallen ten onrechte is toegepast, omdat geen sprake was van een samenwerkingsverband of omdat de administratie van andere instellingen werd verzorgd.

Daarnaast is gebleken dat onder het verzorgen van de administratie ten onrechte ook werden begrepen het geven van bestuurs- en managementondersteuning, juridische ondersteuning en andere specialistische dienstverlening aan onderwijsinstellingen.

Teneinde op dit punt duidelijkheid te verschaffen heeft de Directie Verbruiksbelastingen een uitgebreide lijst samengesteld van de diensten waarvoor de vrijstelling geldt. De eenheden van de Belastingdienst beschikken hierover. De lijst dient met ingang van 1 september 1999 te worden gehanteerd.

 

Bijlage 1: specificatie van werkzaamheden ten aanzien waarvan de BTWvrijstelling toepassing kan vinden

Personeels-, leerlingen- en salarisadministratie

1. Werkzaamheden bij aanstelling:

a. het beoordelen en zo nodig opvragen en completeren van de bij de wet voorgeschreven aanstellingsbescheiden, waaronder: de staat van inlichtingen, de loonbelastingverklaring, de verklaring omtrent gedrag, in voorkomende gevallen de geneeskundige verklaring, de staat van dienst, de bewijzen van bekwaamheid, een kopie rechtsgeldig identiteitsbewijs.

b. het opvragen van persoonlijke gegevens ter vaststelling van het salaris, waaronder: alle voor de aanstelling nodige gegevens ‘ de overeengekomen primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden;

c. het verzorgen van aanstellingsbescheiden, de inschaling en het bewaken van salaire garanties;

d. het meiden van aanstelling bij diverse instanties (ABP, CASO, Bedrijfsvereniging, Risicofonds, eventueel Ziekenfonds, vervangingsfonds;

e. het opstellen en onderhouden van een personeelskaart;

f. het opstellen en onderhouden van een personeelsregistratie;

g. het opstellen van de akte van benoeming;

h. het opstellen van de kennisgeving van tijdelijke taakuitbreiding.

 

2. Periodieke werkzaamheden:

a. het afwikkelen van aanvragen voor een uitkering in het kader van de ziektekostenregeling onderwijs- en onderzoekspersoneel (zkoo);

b. het bewaken van het aflopen van tijdelijke dienstverbanden;

c. het op verzoek uitbetalen van verplaatsings- en/of reiskosten;

d. het melden van wijzigingen aan instanties als het ABP. Het CASO, de

Bedrijfsvereniging, het Risicofonds, het ziekenfonds en het vervangingsfonds;

e. de afwezigheidsregistratie/vervangingsregistratie;

f. het verstrekken van een overzichten m.b.t. het personeelsbestand ;

g. het controleren van de formatiemeldingen aan OC&W;

h. het verstrekken van een werkgeversverklaring op verzoek van een personeelslid;

i. het op verzoek verstrekken van mondelingen of schriftelijke informatie

aan de werknemer omtrent de bezoldiging, de benoeming en/of het ontslag, de werkeloosheids-uitkeringsregeling, de wachtgeld- en uitkeringsregeling, de pensioenregeling, de FPU-regeling, de bepalingen van het rechtspositiebesluit onderwijspersoneel, de bepalingen van CAO-VO, de toepassing van de verhuis- en reiskostenregeling voor het onderwijspersoneel, de regeling Arbeidsduurverkorting (ADV), de werking van de Bevordering Arbeidsparticipatie Ouderen (BAPO), de werking van de RDDF-regeling, de werking van de afvloeiingsregeling, de ZKOO-regeling en de ZVO-regeling, de spaarloonregeling en de collectieve werkgeversregelingen;

 

3. Werkzaamheden bij ontslag:

a. het verzorgen van de akte van. ontslag c.q. van de verklaring einde dienstverband;

b. het melden van ontslag bij het ABP, het CASO, het ziekenfonds, de Bedrijfsvereniging/ het Risicofonds en het Vervangingsfonds.

 

4. Incidentele werkzaamheden:

a. het op aanvraag verzorgen van de berekening voor de jubileumgratificatie, het smartegeld, de bovenmatige ziektekostenverzekering (werkgeversgedeelte);

b. het vervaardigen van de aan- en afmeldingskaarten voor de verplicht ziekenfondsverzekerden;

c. verzorgen van ziek- en herstelmeldingen bij de Bedrijfsvereniging c.q. het Risicofonds;

d. het – bij een algemene aanpassing – opvragen van een herziene loonbelastingverklaring;

e. het op verzoek (van veelal het Bestuur) verzorgen van de aanvraag om uitkering in het kader van o.a. de AAW, de keuringsaanvraag ABP, invaliditeits-, ouderdomspensioen, VUT, FPU uitkering, herplaatsingstoelagen,

f. het aanmaken en bijhouden van een gegevensdossier per werknemer

waarin opgenomen rechtspositionele bescheiden (in verband met externe controles);

g. het bijhouden van een vast bestand met stamgegevens per bestuur, zoals NAW-gegevens van de vereniging/stichting/bestuur en verschillende aansluitingen en aansluitingsnummers;

h. het up to date houden van de BRIN-kaart.

 

5. Werkzaamheden ten behoeve van de salarisadministratie:

a. het verzorgen van de bruto-/netto-berekening van de beloningen en het verzorgen van en de controle op een juiste uitbetaling van de personeelsleden (veelal met behulp van het CASO-systeem);

b. het invoeren in de salarisadministratie van de volgende gegevens: personeelsgegevens, salarisgegevens, periodieke uitkeringsgegevens zoals ZKOO, ZVO, vakantie-uitkering, en incidentele uitkeringsgegevens zoals gratificaties, toelagen in het kader van het FBS en CAOVO en onkostenvergoedingen, verhuis- en reiskosten voor het onderwijspersoneel, de einddatum tijdelijke dienstverbanden, bijzondere kortingen;

c. het verzorgen van de inschaling van personeel in het carrièrepatroon op basis van door belanghebbende verstrekte gegevens;

d. het verzorgen van de betaalbaarstelling van de bezoldiging alsmede het zonodig verstrekken van een voorschot op de bezoldiging;

e. het verzorgen van de terugvordering en de bijbetaling van teveel, respectievelijk te weinig uitbetaalde beloningen;

f. het doen van een opgave aan alle werknemers omtrent de in het afgelopen jaar genoten bezoldiging, onder meer in verband met het doen van aangifte voor de inkomstenbelasting;

g. uitvoering geven aan de spaarloonregeling zoals die door de scholen is overeengekomen met een bank c.q. spaarinstelling;

h. inhouding en afdracht van verzekeringspremies e.d.;

i. de verzorging van afdrachten: maandelijkse afdracht sociale verzekeringswetten aan de Bedrijfsvereniging en Risicofonds, maandelijkse afdracht van pensioenpremies en het jaarlijks verstrekken van een jaaroverzicht aan diverse instanties (ABP, Bedrijfsvereniging, Risicofonds);

j. het uitvoering geven aan een wettelijk loonbeslag;

k. uitvoering geven aan de Algemene Nabestaanden Wet;

l. het mondeling c.q. schriftelijk verstrekken van informatie inzake de salariaire wijzigingen betreffende het bruto-netto traject in de volgende situaties: wijziging van de betrekkingsomvang, ontslaguitkering, FPLI-uitkering, invaliditeitspensioen, ouderdomspensioen, BAPO-regeling, werkloosheidsuitkeringsregeling;

m. het vervaardigen van overzichten van betaalde salarisbedragen, de maandelijks af te dragen loonheffing, de maandelijks aan het ABP te betalen pensioenbijdragen en eventuele andere op de salarissen ingehouden bedragen die aan derden moeten worden overgemaakt;

n. het (op verzoek) verstrekken van: betalingsoverzichten, kosten-, boekingsen inhoudingsoverzichten, overzicht netto bedragen, rekening-courant overzichten;

o. het informeren van het bestuur over toepassing van het rechtspositiebesluit onderwijs;

 

6. Werkzaamheden ten behoeve van de Belastingdienst:

a. maandelijkse aangifte en afdracht van loonheffing en premie AOW/AWW;

b. het verzorgen van de benodigde bescheiden alsmede van de correspondentie inzake loonbelastingverklaringen, verzamelloonstaten en loonbelastingkaarten;

c. het verzorgen van de administratieve verwerking van de voorschriften van de Wet op de loonbelasting;.

d. het begeleiden van c.q. verstrekken van informatie tijdens de belastingcontrole door de belastingdiensteenheid.

 

7. Werkzaamheden ten behoeve van het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds

a. het uitvoering geven aan de voorgeschreven procedure in geval van langdurig arbeidsongeschikte personen betreffende de aanmelding WAO;

b. vervaardigen van een naamsgewijze opgave en het verstrekken daarvan;

c. het vaststellen en afdragen van de pensioenbijdragen;

d. het verstrekken van het jaaroverzicht en de gegevens inzake aanvang en beëindiging van het ambtenaarschap in de zin van de ABP-Wet;

e. het desgevraagd verstrekken van afschriften van aanstellingsbescheiden alsmede het verstrekken van informatie inzake diensttijd;

f. het begeleiden van c.q. verstrekken van informatie tijdens de controle door het ABP;

g. het werkgeversgedeelte verzorgen van de aanvragen met betrekking tot ouderdomspensioen, invaliditeitspensioen, herplaatsingstoelagen en FPUuitkering;

h. het controleren van de door het ABP uitgekeerde AAW-gelden.

 

8. Werkzaamheden ten behoeve van het Vervangingsfonds

a. het verstrekken van de jaaropgave, de gegevens inzake aanvang/beëindiging van alle verlofsituaties, de gegevens inzake aanvang/beëindiging van de door het Vervangingsfonds bekostigde vervangingen;

b. het vaststellen en afdragen van de premies,

c. het desgevraagd verstrekken van afschriften van aanstellingsbescheiden;

d. het begeleiden van c.q. verstrekken van informatie tijdens de controle door het Vervangingsfonds;

e. het opstellen van de aanvraag voor vergoeding van de personeelslasten van de vervangende leerkracht voor zover bekostigd door het Vervangingsfonds;

f. het periodiek aanleveren van kengetallen;

g. het bijhouden en verstrekken van de afwezigheidsregistratie;

h. het periodiek afrekenen van de ontvangen ziekengelden;

i. het maken van prognoses voor de trede-indeling van het Vervangingsfonds; het informeren van het Bestuur over mogelijke consequenties van het voor eigen rekening nemen van kosten en het voeren van correspondentie over trede-indeling met het Vervangingsfonds.

 

9. Werkzaamheden ten behoeve van het Participatiefonds

a. het mede verzorgen van de aanvraag instroomtoets werkeloosheidsuitkering. Bewaken voortgang en tijdige inzending formulier.

 

10. Werkzaamheden ten behoeve van het Noodfonds

a. het verzorgen van de aanvraag noodfonds in samenwerking met bevoegd gezag c.q. directie school

b. correspondentie ten aanzien van de aanvraag;

c. het declareren van loonkosten bij het noodfonds.

 

11. Werkzaamheden ten behoeve van de Bedrijfsvereniging en het Risicofonds

a. het uitvoering geven aan de melding bedrijfsvereniging (MBV);

b. het jaarlijks verzorgen van de verzamelloonstaat;

c. het doen van de ziek- en herstelmeldingen op basis van de schriftelijke melding van de school;

d. het vaststellen en afdragen van de premies sociale wetten;

e. het controleren van`overeenstemming tussen de uitkeringsperiode en de opgegeven ziekteperiode bij ontvangen ziekengelden;

f. het begeleiden van c.q. verstrekken van informatie tijdens de controle door de bedrijfsverenigingen.
12. Werkzaamheden met betrekking tot het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen

a. het opstellen van de aanvraag voor rijksvergoeding van de personeelslasten, inclusief de verplicht gestelde accountantsverklaring;

b. het aanvragen van voorschotten op de rijkssubsidie:

c. het aanleggen van een controledossier;

d. het op verzoek van de rijksaccountant verstrekken van informatie over de bezoldiging e.d. van werknemers;.

e. het begeleiden van c.q. verstrekken van informatie tijdens de controle door de (rijks)accountant;

f. de indiening van de voorgeschreven modellen inzake de afrekening van de bezoldigingen enz. van onderwijzend personeel en overig personeel;

g. het op verzoek van de werkgever verstrekken van opgaven inzake de Verhaalswet Ongevallen Ambtenaren.

 

13. Verzorging vergoeding personeel ten laste van de gemeente en overige subsidieverstrekkers

a. het registreren en periodiek controleren van het – volgens de formatieregeling toegestane aantal personeelsleden;

b. het declareren van gemaakte personeelskosten die ten laste komen van de rijks- c.q. gemeentesubsidies, danwel het Vervangingsfonds;

c. het invullen van de aanvraagformulieren voor de rijksvergoeding.

 

14. Werkzaamheden in geval van arbeidsongeschiktheid van het personeel

a. uitvoering geven aan de USZ)-procedure betreffende arbeidsongeschiktheid;

b. het verstrekken van informatie aan de Bedrijfsgeneeskundige Dienst;

c. het signaleren van de te ondernemen acties;

d. het uitvoering geven aan en bewaken van de voorgeschreven procedure betreffende de melding WAO-uitkering.

 

15. Formatie-werkzaamheden

a. het verwerken van de afschriften van reguliere en buitenreguliere teldatum formulieren;

b. het archiveren van de leerlingenlijst behorende bij de reguliere en buitenreguliere teldata;

c. het berekenen van de beschikbare formatie op basis van het opgegeven aantal

leerlingen en de ministeriële voorschriften;

d. het schriftelijk rapporteren aan het Bestuur van de berekende formatie;

e. het cijfermatig controleren van het door het Bestuur vastgestelde formatieplan;

f. het controleren van de door het Ministerie van OC&W berekende formatie;

g. het bewaken van het personeelsbestand door middel van toetsing van de door het Bestuur vastgestelde personeelsformatie, het adviseren over de juiste toepassing van de circulaire voorrangsbenoemingen en het berekenen en registreren van het BAPO-verlof;

h. het cijfermatig verwerken van de jaarlijkse mei- en oktobermelding in de budgetten;

i. het begroten van de te verwachten personeelslasten op basis van door het bestuur verstrekte gegevens,

j. het maken van een berekening van de gewogen gemiddelde leeftijd op

grond van de gegevens per 1 oktober van het schooljaar; het controleren

van de gegevens die het Ministerie van OC&W hierover aanlevert;

k. het indienen van een verzoek tot extra formatie bij het Ministerie van OC&W.

 

16. Verzorging van de bestuurs- en schooladministratie

a. het bijhouden van een vast bestand met stamgegevens per school, zoals NAW-gegevens van de school en de schoolleiding, de aansluitnummers van het rijk, het CASO, de onderwijsinspectie e.d. en andere voor de invulling van het aanvraagformulier rijksvergoeding benodigde gegevens;

b. het bijhouden van het bestand Basisregistratie Instellingen met stamgegevens van het Bestuur;

c. het bijhouden van een bestand met jaargegevens per school ten aanzien van het aantal leerlingen per teldatum, een overzicht van het aantal in dienst (geweest) zijnde personeelsleden (met vermelding van de tijdvakken), een overzicht van afwezigheid en vervangingen.

 

17. ‘Uitvoerproducten personeels- en salarisadministratie’

Het verstrekken van overzichten aan bijvoorbeeld het schoolbestuur van de afvloeiingsvolgorde, de personeelsbezetting, de verloven per medewerker en de ziektegevallen.

 

18. Afvloeiing

a. het voeren van werkzaamheden ten behoeve van de afvloeiing;

b. het berekenen van de diensttijd ten behoeve van de afvloeiing;

c. het bepalen van de afvloeiingsvolgorde op basis van de door het bevoegd gezag vastgestelde regeling;

d. eens per schooljaar of op verzoek het verstrekken van afvloeiingsoverzichten aan Bestuur en directie school.

 

19. Overige

a. met de directie/de school correspondentie voeren omtrent het verkrijgen van gegevens inzake (het aantal) leerlingen en andere zaken die van belang zijn ten behoeve van de door het administratiekantoor te verrichten werkzaamheden;

b. met personeel van de school direct of indirect correspondentie voeren teneinde bepaalde gegevens te bemachtigen die van belang zijn voor de door het administratiekantoor verrichte werkzaamheden (bijvoorbeeld gegevens bank- of postgirorekening, gegevens inzake gewijzigde persoonlijke omstandigheden, gegevens over in het verleden vervulde betrekkingen, gegevens over de ZVO-regeling).

 

Financiële administratie

1. De financiële informatieverstrekking

a. het berekenen van de jaarlijkse exploitatievergoeding en het opstellen van de concept-begroting op basis van ervaringscijfers;

b. het afrekenen van de rijksvergoeding voor exploitatiekosten;

c. het per kwartaal verstrekken van een budgetvergelijkingsoverzicht per

schoot met daarin opgenomen de cijfers van de door het schoolbestuur vastgestelde jaarbegroting en de werkelijke cijfers, alsmede de voorlopige saldi van bij amvb toegekende onderwijssubsidie;

d. het opstellen van een financieel jaarverslag, bestaande uit balans en resultatenrekening met een toelichting hierop alsmede een exploitatie-overzicht per school

e. het verstrekken van periodieke grootboekoverzichten per school met een vergelijking van gemaakte en begrote kosten en opbrengsten;

f. het incidenteel verstrekken van informatie terzake van kosten- en vergoedingsgegevens aan de daartoe bevoegde instanties van gemeente en rijk;

 

2. De verzorging van het betalingsverkeer

a. het opstellen van betaalopdrachten voor te betalen nota’s via het automatische betalingsverkeer;

b. het beoordelen van aanmaningen en de eventueel daaruit voortvloeiende actie ondernemen; het verzorgen van incasso bij creditnota’s.

 

3. De verzorging van de registratie van kosten en opbrengsten

a. het opstellen van begrotingen per school c.q. vereniging/stichting;

b. het coderen van alle bescheiden betreffende kosten, opbrengsten, uitgaven en ontvangsten;

c. het voeren van een administratie per school volgens een – overeenkomstig de indeling van de rijksvergoeding – gedifferentieerd rekeningschema, zodanig dat de rechten en de verplichtingen van de school kunnen worden gekend;

 

4. Ministerie

a. het bewaken en zorgdragen voor de inning van voorschotten en de afrekening van de vergoedingen die van het Ministerie van OC&W te ontvangen zijn;

b. het registreren van de financiële consequenties van het Formatie Budget Systeem (verzilveriong);

c. het indienen van de Rijksvergoeding-aanvragen, voorzien van een accountantsverklaring;

d. het ten behoeve van de materiële instandhouding administratief beoordelen of de Rijksvergoeding in overeenstemming is met de bekend zijnde vergoedingsindicatoren.

 

5. Gemeente

a. De registratie van de financiën en het bewaken van vorderingen met

betrekking tot de aanvragen conform de verordening voorziening huisvesting onderwijs;

b. het bewaken en zorgdragen voor de inning van voorschotten en de afrekening inzake overschrijdingsvergoedingen.

 

6. Overige werkzaamheden

a. het verzorgen van verklaringen aan de Inspecteur der belastingen inzake verstrekte vergoedingen;

b. het behulpzaam zijn bij de uitvoering van de controle van de door het

onderwijsbureau aangetrokken accountant voor het afgeven van de verplicht gestelde accountantsverklaring bij de aanvraag voor rijksvergoeding in samenhang met de werkzaamheden op het terrein van de personeels en salarisadministratie;

c. het aanleggen en verzorgen van het archief gedurende de bij de wet

genoemde periode betreffende de financiële administratie;

  1. het verlenen van assistentie bij de opstelling van een meerjarenbegroting.

7. Ouderbijdragenadministratie

a. het vervaardigen van nota’s, eventueel voorzien van acceptgiroformulieren (bedragen worden door de school het bestuur aangeleverd);

b. het verzenden van nota’s en aanmaningen;

c. het vastleggen van de ontvangsten.

 

8. Overige registratie van de financiële mutaties, zodanig dat de vorderingen en schulden worden vastgelegd en de resultaten en de reserves van de scholen en het bestuur afzonderlijk kunnen worden gekend, alsmede het controleren van de coderingen van alle bescheiden van de betreffende kosten, opbrengsten, uitgaven en ontvangsten. Dit betreft onder meer projectsubsidies en eigen bankrekeningen van het bestuur/de school.

a. het opstellen en indienen van voorschotaanvragen en eindafrekeningen conform de richtlijnen met betrekking tot die administratie;

b. het bewaken en zorgdragen voor de inning van vorderingen terzake van die administratie;

c. het opstellen en verzenden van uitgaande rekeningen volgens de opgave van het bestuur met betrekking tot die administratie.

 

Bijlage 2: overzicht van werkzaamheden die niet met toepassing van een BTWvrijstelling kunnen worden verricht

1. planmatig onderhoudsbeheer

a. inventarisatie, dat wil zeggen het controleren en bijwerken van de tekeningen en het aan de hand van de tekeningen vervaardigen van schematische plattegrondtekeningen ten behoeve van het samen te stellen bouwdossier en de onderhoudsplanning, ht ter plaatse controleren van het samengestelde bouwdossier en de in de onderhoudsplanning opgenomen onderhoudselementen, het vastleggen van alle gegevens in een geautomatiseerd systeem;

b. inspectie, betrekking hebbend op alle bouwkundige, werktuigbouwkundige, electrotechnische en civieltechnische elementen die in de onderhoudsplanning zijn opgenomen, het ter plaatse opnemen van de onderhoudssituatie en het voeren van overleg met de gebruikers van het gebouw aangaande knelpunten en/of eventuele wensen die in de onderhoudsplanning kunnen worden opgenomen;

c. onderhoudsplanning en bouwdossier;

d. aanvullende deskundige begeleiding, bij voorbeeld van de technische aspecten van het onderhoudsbeheer;

e. overige al dan niet incidentele aanvullende deskundige technische begeleiding;

f. het maken van een jaarlijkse onderhoudsbegroting;

g. ondersteuning van het financiële beleid met betrekking tot de onderhoudsplanning:

h. ondersteuning van het financiële beleid met betrekking tot de jaarlijkse onderhoudsbegroting;

i. bestuurlijke ondersteuning bij het preventief onderhoud en het technisch

onderhoud;

j. begeleiding van het klachtenonderhoud;

k. overige al dan niet incidentele aanvullende deskundige bestuurlijke begeleiding, bij voorbeeld bij ingrijpend onderhoud, aanpassing, uitbreiding en nieuwbouw, en het beheer schoonmaak.

 

2. bestuurs- en managementondersteuning

a. vergaderingen

– het verzamelen van agendapunten voor de bestuursvergaderingen;

– het verzenden van de convocaties en bijbehorende stukken volgens verzendlijst;

– het adviseren tijdens bestuursvergaderingen;

– het verzorgen van de correspondentie voortvloeiende uit de bestuursbesluiten;

– het notuleren van de bestuursvergadering en het uitwerken van het verslag;

– het toezenden van het verslag aan betrokkenen;

– het opstellen van een actielijst;

– het uitvoeren van gemandateerde bestuursbesluiten;

– het zorg dragen voor archivering.

b. inkomende postverwerking ten behoeve van het bestuur;

c. overige bestuursondersteuning, niet gebonden aan of voortvloeiend uit vergaderingen, bij voorbeeld het op verzoek van het bestuur verstrekken van informatie aan bestuurs- en schoolcommissies en het uitvoeren van werkzaamheden als het bijhouden van het huishoudelijk reglement, het archiveren van bestuursstukken, het rooster van aftreden opstellen, aanpassen en tijdig aan de orde stellen, het uitnodigen van nieuwe bestuursleden, het verzorgen van schriftelijke felicitaties, condoléances e.d., het organiseren van overleg met de MR, bijwonen van de bestuursvergaderingen en het notuleren en adviseren tijdens die vergaderingen, het opstellen van préadviezen en het aanschrijven van aanwijzende instanties op verzoek van het bestuur voor heraanwijzing c.q. opvolging.

d. in- en externe contacten:

– het voeren van overleg met de directeuren van de scholen voor het verzamelen van gegevens en het doen van mededelingen in relatie tot activiteiten die voor het bestuur moeten worden verricht;

– idem met individuele bestuursleden;

– het deelnemen aan bestuurlijk overleg met gemeentelijke- en rijksoverheid en inspectie;

e. personeelszaken: het verzorgen van ondersteuning bij sollicitatieprocedures, waaronder het plaatsen van personeelsadvertenties, het ontvangen van sollicitatiebrieven, het bevestigen van ontvangst, het verzenden aan de sollicitatiecommissie, het afschrijven van sollicitanten, het schriftelijk bevestigen van benoeming, het verzorgen van verzoeken voor aanvullende informatie en het onderhouden van contacten met c.q. het voeren van de correspondentie met de bedrijfsgezondheidsdienst;

f. onderwijskundige zaken, zoals het bewaken van het tijdpad en de uitvoering van taken als schoolgids, schoolplan, Arbo-verplichtingen, klachtenregeling enz.

g. planning van het onderwijs: het in overleg met de besturenorganisatie verzamelen en verwerken van gegevens ten behoeve van prognoses, het opstellen van overzichten en alternatieven voor het beleid met betrekking tot stichting, opheffing of samenvoeging van scholen in samenwerking met de afdeling beleid en bestuur en het aangeven van de consequenties daarvan voor de personeelsleden en voor de financiële en materiële situatie, het verzorgen van formaliteiten behorend bij de besluitvorming.

h. formatiebeleid: het opstellen van meerjarenformatiebeleid en meerjarenpersoneelsbeleid;

i. personeelsbeleid:

– beheren en onderhouden van aanvullendepersoneelsgegevens, voorzover niet beschikbaar bij de afdeling personeels- en salarisadministratie;

– vertalen van personeelsinformatie tot managementinformatie;

– ontwikkelen en verzorgen van mobiliteitsbeleid;

– ontwikkelen en verzorgen van leeftijdsbewust personeelsbeleid;

– uitvoeren van ziektepreventiebeleid;

– uitvoeren van reïntegratiebeleid;

– assisteren bij functionerings- en beoordelingsgesprekken en het verzorgen van de verslaglegging en de follow-up daarvan;

– het ontwikkelen/actualiseren van discussienota’s op het gebied van onder meer personeelsbeleid, functiedifferentiatie, deeltijdbeleid, ARBO-beleid, taakbeleid, ADV-, BAPO en spaarverlof, scholingsbeleid, klachtenregelingen en personeelsbeleid in samenwerkingsverbanden.

j. financieel beleid, zoals het opstellen van beleidsvoorstellen op gebieden als begroting van bestuur en scholen en reserveringen;

k. schaalvergroting: het adviseren, begeleiden en uitvoeren van besturenfusies en scholenfusies;

l. materieel beleid: betrokken zijn bij uitvoering planmatig onderhoud en

meerjarenplanningen met betrekking tot het onderhoud van gebouwen;

m. deskundigheidsbevordering: het verzorgen van cursussen en nascholingsbijeenkomsten voor bestuurders, schoolleiders en personelen of MR-leden bij voorbeeld met betrekking tot de (gewijzigde) regelgeving;

n. intermediair spelen ingeval van conflicten tussen medewerkers en besturen en bijdragen aan het vinden van oplossingen;

o. het registreren van de verplichtingen van het bestuur inzake herplaatsing van personeelsleden;

p. het verzenden van acceptgiro’s ter inning van de contribute;

q. het individueel begeleiden van besturen en uitvoeren van de regelgeving.

 

3. Overige activiteiten

a. het verzorgen van de aanvragen voor huisvestingsvoorzieningen;

b. het administratief begeleiden van verbouwing en nieuwbouw;

c. het opstellen van contracten voor medegebruik;

d. het aanvragen van offertes, het opstellen van conceptopdrachten voor

onder meer onderhouds -en schoonmaakaangelegenheden;

e. het plaatsen van advertenties en het schrijven van aanstellings- en bedankbrieven;

 

4. Automatisering en helpdesk

a. het verzorgen van automatiseringscursussen en

b. het bemannen van een helpdesk, dat wil zeggen telefonische en ondersteuning ter plekke voor het afhandelen van vragen en problemen over hardware en software, de installatie van een computer en met menu uitgevoerd programmatuur, ondersteuning d.m.v. gebruikersoverleg en ondersteuning bij toepassing van het beschikbaar gestelde mutatieprogramma personeelsadministratie.

 

5. Bestuurlijke ondersteuning inzake juridische aangelegenheden

a. personeelszaken:

– het op aanvraag en in goed overleg bijstaan van het schoolbestuur bij

rechtspositionele en/of personele problemen inzake ontslag, conflict en disciplinaire maatregelen;

– het adviseren van het bestuur bij overleg met vakorganisaties;

– het voeren van beroepszaken bij onder meer de Commissie van Beroep, de kantonrechter, het ambtenarengerecht, de administratieve Kamer van de Rechtbank en de Centrale Raad van Beroep;

– het begeleiden van de juridische aspecten bij samenvoeging en/of opheffing van scholen en besturen;

b. huisvestingszaken:

– het bijstaan van het schoolbestuur in het overleg met de overheid, onder meer bij verzoeken om huisvestingsvoorzieningen;

– het voeren van beroepszaken bij onder meer Gedeputeerde Staten, de Raad van State en de Raad van Arbitrage voor bouwzaken;

c. algemeen:

– het opstellen van juridische nota’s en pré-adviezen;

– het beoordelen van overeenkomsten en statuten;

– het bijstaan van het bestuur bij andere juridische problemen;

– intermediair besturen-organisatie VBKO c.q. andere organisaties;

– het bijstaan van het bestuur bij medezeggenschapsaangelegenheden volgens de Wet Medezeggenschap Onderwijs;

– het adviseren van het bestuur over verzekeringszaken en het verstrekken van informatie over de aard van de verzekeringsportefeuille

– het begeleiden van het bestuur bij de afwikkeling van schadeclaims.



[1] Red: Het betreft hier een Bericht portefeuillehouder OB en BPM van 16 juni 1999.

Download PDF